<P>Volgens de WOR is het publiceren van het or-jaarverslag verplicht. Steeds meer or’s ‘schakelen een communicatiebureau in om het jaarverslag voor de or te schrijven. Daarbij gaat het vaak om een digitaal jaarverslag, al dan niet in combinatie met een papieren samenvatting. Onder digitaal verstaan we niet een (bladerbare) pdf van de papieren versie op de website. De uitdaging zit hem juist in het gebruik van progamma’s waarmee je de interactieve mogelijkheden van een online-publicatie benut. Filmpjes en geluidsfragmenten in combinatie met tekst en beeld geven een extra dimensie aan het jaarverslag. Je kunt het verslag op verschillende manieren aanbieden: op de or-pagina plaatsen, op intranet of mailen naar medewerkers (privé of via werkmail), de bestuurder en naar andere stakeholders. Ga maar na wat je hiermee aan verzendkosten bespaart. Tegelijk is een digitaal verslag beter voor het milieu omdat je geen papier gebruikt.</P> <P>Stap 1: Bepaal het hoofdthema, het doel, de doelgroep, de onderwerpen en de vorm</P> <P>Allereerst bepalen we met de or-secretaris en de PR-commissie het thema en het doel van het jaarverslag: voor wie het is bedoeld en welke onderwerpen speelden er in het verslagjaar? Aan de hand daarvan beslissen we wat het beeld moet uitstralen en waar we eventueel filmpjes van moeten laten maken. De beeld-tekstverhouding is zeker 50-50. Overigens hoef je voor de vormgeving niet altijd een externe partij in te schakelen.</P> <P>Stap 2: Maak een planning en verzamel input</P> <P>Vervolgens maken we een productieplanning. De secretarissen van alle commissies en het dagelijks bestuur krijgen de opdracht om informatie aan te leveren over de activiteiten, behaalde resultaten en oplossingen van het verslagjaar. Denk ook aan het opnemen van een actieplan waarin de belangrijkste ontwikkelingen staan voor het komend verslagjaar.</P> <P>Stap 3: Redigeren van teksten en checken van beeld- en fotomateriaal</P> <P>Het snelst en meest efficiënt is het om een tekstschrijver in te huren die op basis van interviews de teksten schrijft. Lukt dat niet, dan redigeren wij de zelfgeschreven teksten. Tegelijk maken we ze geschikt voor online-gebruik. Schrijven voor online-media verschilt namelijk van het schrijven voor gedrukte media. Ook checken we het beeld- en fotomateriaal.</P> <P>Stap 4: Vormgeving</P> <P>De vormgever kan, wanneer alle teksten en beelden zijn goedgekeurd, beginnen om het geheel op te maken in het stramien dat al klaar ligt. Let hierbij op het gebruik van de huisstijl en een eigen logo. Als dit is afgerond, leggen we het document voor de allerlaatste correcties nog een keer voor aan de or-secretaris en de pr-commissie.</P> <P>Stap 5: Presentatie van het jaarverslag</P> <P>Na al het voorbereidende werk breekt dan het moment aan dat het verslag live kan. Maak hier een moment van waar iedereen even bij stil staat. Vermeld het op intranet, LinkedIn, Twitter en in het personeelsmagazine et cetera. </P>