Elke werkgever heeft een loonheffingennummer nodig. Dit nummer moet aangevraagd worden. Zonder een loonheffingennummer kan de werkgever geen loonaangifte (laten) doen. Hoe u een loonheffingsnummer aanvraagt leest u overigens ook vandaag. Maar met alleen een loonheffingsnummer bent u er nog niet. U heeft een arbeidsovereenkomst met eventuele bedingen nodig en u begint met het administreren van een aantal belangrijke persoonsgegevens. Dit is waar u op moet letten.
Stap 1: Arbeidsovereenkomst
Hoewel een mondelinge overeenkomst ook rechtsgeldig is, is het verstandig om de afspraken tussen werkgever en werknemer in een arbeidsovereenkomst vast te leggen. Voor sommige zaken is het bovendien wettelijk verplicht om ze binnen een maand na aanvang van de arbeidsovereenkomst schriftelijk vast te leggen. De meeste werkgevers kiezen in eerste instantie voor een tijdelijk dienstverband dat na maximaal 3 jaar overgaat in een dienstverband voor onbepaalde tijd. Ook oproepovereenkomsten zijn populair. Denk bij het aangaan van de overeenkomst ook na over zaken als geheimhouding, een relatiebeding of een concurentiebeding. Ook is het slim om een personeelsreglement op te stellen waarin u bijvoorbeeld afspraken rond verzuim, onderlinge omgangsvormen en omgang met bedrijfsmateriaal vastlegt. Let er ook op dat voor sommige bedrijven het verplicht is de cao te volgen in de arbeidsovereenkomst.
Stap 2: Controleer de identiteit
Uiterlijk op de eerste dag van het ingaan van de arbeidsovereenkomst vraagt de werkgever om het legitimatiebewijs (paspoort of id-kaart) van de werknemer. Hij maakt een kopie van het legitimatiebewijs en bewaart deze gedurende de gehele arbeidsovereenkomst, plus 5 jaar daarna. Meer weten? In dit artikel leest u alles over de kopie legitimatie.
Stap 3: Gegevens verzamelen
Omdat u in stap 4 een salarisadministratie gaat opzetten, werkt u in stap 3 aan het verzamelen van de gegevens die u hiervoor nodig heeft. Deze gegevens bewaart u gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst, plus 5 jaar daarna. De nieuwe werknemer moet deze gegevens zelf aanleveren. Dat mag digitaal of op papier. Werkgevers mogen het model opgaaf gegevens voor de loonheffingen hiervoor aanbieden, maar mogen ook een eigen formulier gebruiken. Voor studenten en scholieren is een speciaal formulier beschikbaar om de studenten- en scholierenregeling toe te passen. U moet weten:
- Volledige naam en voorletters
- Het burgerservicenummer
- Adres, postcode en woonplaats (woonland is alleen nodig bij buitenlandse adressen)
- Geboortedatum
- Indien door de werknemer gewenst of door de wet vereist: een ondertekend verzoek om de loonheffingskorting toe te passen. Hiervoor kan het bovenstaande modelformulier gebruikt worden.
Voor sommige mensen zoals werknemers die al eerder in dienst zijn geweest en mensen die de aow-leeftijd hebben bereikt kunt u ook af met minder gegevens.
Let op! Als u de benodigde gegevens niet hebt, moet u het anoniementarief toepassen. Doet u dat niet, kan dat de werkgever en de werknemer op een verzuimboete van ruim 5.000 euro komen te staan.
Stap 3b. Eerstedagsmelding
De meeste werkgevers hoeven geen eerstedagsmelding te doen. Dat is alleen nodig als de Belastingdienst dat verplicht heeft gesteld omdat de werkgever bijvoorbeeld zwartwerkers of illegaal in Nederland verblijvende werknemers in dienst had. Van die verplichting is de werkgever op de hoogte gebracht.
Stap 4: Salarisadministratie aanleggen
Werkgevers met mensen in loondienst zijn wettelijk verplicht om een loonadministratie bij te houden. Deze administratie moet aan voorwaarden voldoen. de exacte voorwaarden zijn opgenomen in het Handboek Loonheffingen. De verplichtingen zijn verdeeld in 3 categorieën:
- Algemene verplichtingen, zoals het bewaren van de arbeidsovereenkomst, het bijhouden van een overzicht van verlof- en ziektedagen en het maken van loonstrookjes en jaaropgaves;
- Bijzondere administratieve verplichtingen die horen bij bijvoorbeeld het toepassen van de werkkostenregeling, afdrachtsverminderingen en oude levensloopregelingen.
- Inkomstenverhoudingen, voor het UWV van belang voor uitkeringen. Hier leest u meer over in het Handboek Loonheffingen.
De Belastingdienst heeft daarnaast eisen aan de manier waarop, waar en hoelang al deze gegevens worden bewaard. De Belastingdienst heeft bovendien een wettelijk recht om een controle bij de werkgever in te stellen. De meeste werkgevers maken gebruik van software voor het doen van de loonaangifte of huren een loonadministatiekantoor in om de administratie over te nemen. Het gebruiken van zulke software is handig omdat de leverancier zorgt dat jaarafhankelijke
gegevens, zoals tabellen, percentages en rekenvoorschriften, in het pakket zitten. Dit kan veel hand- en rekenwerk schelen.
Let op! Ook het bedrijf stopt of geen werknemers meer heeft, moet de werkgever de gegevens de volledige bewaartermijn de administratie in stand houden. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. De werkgever moet ervoor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. U voldoet niet aan uw bewaarplicht als u uitsluitend een bestand in afgedrukte vorm bewaart.
Stap 5: Controle
Hoewel belastinginspecteurs min of meer random controleren, kunt u er van uit gaan dat een werkgever ongeveer elke 5-10 jaar een controle krijgt. Werden er eerder afwijkingen gevonden? Dan kan er vaker controle volgen. Bij een controle vergelijkt de inspecteur de aangiften, eventuele jaarloonopgaven en de administratie. Het is handig om de berekeningen die u heeft gemaakt te bewaren. Dit maakt de controle makkelijker. Bij een controle moet de werkgever alle informatie aan de inspecteur geven die van belang kan zijn. Hij mag ook kopieën maken van de administratie.
