Door Koen Langenhuijsen ‘Hoe groot zijn de wielen van de nieuwe rolcontainers?’ ‘Wordt dat bijtende ontvettingsmiddel opnieuw besteld?’ ‘Kunnen we in het nieuwe ziekenhuis gemakkelijk met de bedden in de lift komen?’ ‘Maakt de nieuwe machine minder lawaai?’ Als medewerkers worden gepasseerd bij dergelijke belangrijke vraagstukken, leidt dat geregeld tot ergernis en – erger nog – tot onveilige en ongezonde werksituaties. Vervolgens zijn dan kostbare aanpassingen in gebouwen of machines nodig om eerder gemaakte fouten te herstellen.

Medewerkers betrekken kan veel arboproblemen voorkomen

Het vroegtijdig en op gestructureerde wijze inschakelen van de direct betrokken werknemers kan veel arboproblemen voorkomen. En ook ongemak, onvrede en onnodige kosten. Bij het betrekken van een nieuw distributiecentrum bleek dat er voor 150 personeelsleden slechts één toilet was aangebracht. Voor velen op loopafstand van enkele minuten. Maar dat was nog lang niet alles. Sommige afdelingen hadden beduidend minder ruimte dan voorheen. Daardoor konden enkele transportbanden niet meer geplaatst worden en moest er meer handmatig worden getild. Ook was er geen enkele aanrijdbeveiliging bij de magazijnstellingen.

De werkdruk liep sterk op

Als klap op de vuurpijl bleek dat er al in de ontwerpfase een fundamentele fout was gemaakt: om te besparen op de bouwgrond bestond het nieuwe distributiecentrum uit maar liefst drie verdiepingen. Daardoor moesten producten steeds naar een andere etage worden gebracht om hun bewerkingen te ondergaan. Dat gaf erg veel gesjouw en vertraging, vooral bij de liften. De werkdruk liep sterk op. Arbodeskundigen, ondernemingsraad en werknemers waren niet bij de nieuwbouwplannen betrokken. Dat is het bedrijf uiteindelijk duur komen te staan. De kosten die achteraf zijn gemaakt om de grootste fouten te herstellen liepen in de miljoenen.

Organiseer invloed van de gebruikers

Dergelijke problemen zijn te voorkomen door een vaste werkwijze te kiezen bij inkoop en investering, waarbij aandacht voor arbo-aspecten geborgd is. Doorgaans is in zo’n procedure de vroegtijdige inschakeling van een arbodeskundige opgenomen. Ook hanteren bedrijven en instellingen arbo-checklijsten die moeten voorkomen dat er geen aspecten worden vergeten. Daarnaast is het van groot belang om invloed te organiseren van de uiteindelijke gebruikers: de werknemers.

Nieuw- en verbouw

In meerdere bedrijven is het al gebruikelijk om bij nieuwbouwprojecten de betrokken medewerkers te vragen om hun wensen in te brengen rond de nieuwbouw. Bijvoorbeeld bij een bespreking in het werkoverleg, in een afdelingsschrift of op intranet. Maar wat er vervolgens met deze inbreng gedaan wordt, blijkt meestal pas als het nieuwe gebouw wordt betrokken. Dan komt het voor dat werknemers tot hun teleurstelling bemerken dat hun wensen en aanbevelingen lang niet altijd zijn opgevolgd. In dat geval is gekozen voor een te vrijblijvende manier van werknemersbetrokkenheid.

Tips voor echte gebruikersinvloed

Om echte gebruikersinvloed te realiseren, is het wijs om als ondernemingsraad in een vroege fase van de nieuw- of verbouw afspraken te maken met de werkgever:

• dat medewerkers van álle betrokken afdelingen schriftelijk hun wensen kunnen indienen
• dat al deze wensen worden gebundeld
• dat het bouwteam vervolgens tijdig laat weten welke van de ingediende wensen al dan niet zullen worden ingewilligd
• dat dit overzicht wordt teruggekoppeld naar de werknemers en naar de or, zodat die  zich waar nodig sterk kunnen maken om belangrijke afgewezen voorstellen alsnog gerealiseerd te krijgen.

Op deze manier verliest gebruikersinvloed zijn vrijblijvende karakter.

Arbeidsmiddelen

De or kan de werkgever aansporen een procedure op te stellen die vastlegt hoe werknemers worden betrokken voordat een nieuw arbeidsmiddel wordt aangeschaft. Bijvoorbeeld een machine, heftruck of analyseapparaat.

• De betrokken werknemers, of vertegenwoordigers daarvan, brengen tijdig hun wensen in en krijgen een terugkoppeling
• Enkele betrokken werknemers gaan mee met bezoeken aan leveranciers en aan bedrijven waar dergelijke machines al in gebruik zijn
• Werknemers krijgen een stem in het uiteindelijke keuzeproces. Sommige bedrijven hebben bijvoorbeeld vastgelegd dat er pas tot aanschaf van een machine kan worden overgegaan als de handtekening van de betrokken werknemer op de aankoopbon staat.

Zie erop toe dat zo’n regeling een verstandige en heldere scheidslijn bevat: bij welke kleine of ongevaarlijke arbeidsmiddelen geldt de procedure niet en wanneer wel?

Inkoop

Hier gaat het vooral om de inkoop van gevaarlijke stoffen en hulpmiddelen. Een or kan afspreken dat de werkgever arbodeskundigen en werknemers inschakelt bij de zoektocht naar de meest gezonde en veilige producten. Vervolgens moet wordt vastgelegd dát, en hoe, betrokken werknemers periodiek naar hun bevindingen wordt gevraagd. Ook hier is van belang dat zij vervolgens tijdig te horen krijgen wat er met hun opmerkingen wordt gedaan.

Tips voor de ondernemingsraad

Ga na of er in jouw organisatie procedures aanwezig zijn om arbo-deskundigen en werknemers te betrekken bij inkoop en investering. Kijk vervolgens of de kwaliteit van zo’n procedure en ook de naleving ervan op orde zijn. Ontbreken die procedures of schort er wat aan, onderstreep dan in overleg met directie of arbocoördinator de voordelen ervan. Het vroegtijdig en op gestructureerde wijze inschakelen van arbodeskundigen en direct betrokken werknemers, kan namelijk veel arboproblemen voorkomen. Bovendien bespaart de directie zich veel onvrede en hoge kosten voor latere aanpassingen.

Advies- en instemmingsrecht

Het adviesrecht bij verhuizing, bij belangrijke investeringen en bij invoering van nieuwe technologieën kan behulpzaam zijn om tot goede afspraken te komen. En wil de werkgever een bestaande procedure over arbo bij inkoop en investering invoeren, wijzigen of intrekken, dan geeft het instemmingsrecht de or een krachtige positie om zijn wensen gerealiseerd te zien. Maar meestal zal de or zelf dit onderwerp moeten inbrengen. Een lastige maar belangrijke klus! Koen Langenhuysen, or-trainer bij Fijn Werk, info@fijn-werk.nl Dit artikel is eerder gepubliceerd in OR magazine. Lees ook:

• Arbo verbeteren? begin bij de RI&E

Meer weten over veilig en gezond werken? Kom naar de Studiedag Arbo voor de or op 12 december, met inspirerende voorbeelden, recent onderzoek en workshops waarmee je je kennis op Arbo-gebied weer up to date kan brengen. Bijvoorbeeld de workshop RI&E proactieve aanpak door de or.