Een gesprek met Joost Mors, manager Human Facility Management. ‘Ons huidige werkplekconcept is nog teveel ingericht op bureauwerkplekken en aanlandplekken. Dat gaan we op den duur veranderen en dat is ook mogelijk omdat we daar in de panden ruimte voor hebben.’
Joost Mors is sinds ruim een jaar manager Human Facility Management (HFM) bij ProRail. In die functie is hij, samen met zijn team van zo’n 70 medewerkers (met onder meer project-, contract-, product-, asset-, huisvestings- en facility managers) verantwoordelijk voor de hard- en soft services die worden geleverd aan pakweg 5.000 medewerkers.
Totaal 60.000 m2
De scope van de afdeling HFM betreft zo’n 40 gebouwen (totaal 60.000 m2 nuttig vloeroppervlakte). Dat zijn onder meer projectlocaties, verkeersleidingposten, uitruklocaties voor incidentenbestrijding, regiokantoren en de monumentale hoofdkantoren in Utrecht: de bekende Inktpot (met 22 miljoen gemetselde stenen het grootste bakstenen gebouw van Nederland) en het naastgelegen Tulpenburgh.
Besturingsmodel: lagere knip
Een van zijn actuele aandachtspunten is het anders inrichten van de HFM-organisatie. Het organisatiemodel (regie-organisatie) verandert niet, maar de al jaren bestaande ‘hoge knip’ wordt als het gaat om de onderdelen asset management, technisch management en advies- en projectmanagement, lager gelegd.
Mors over die verandering: ‘Op de genoemde gebieden zijn we bezig het werk weer naar binnen te halen. Waarom we dat doen? We hebben gemerkt dat wereld van ProRail en het primaire proces echt om specifieke kennis vragen. We zijn nu eenmaal geen standaardorganisatie. Ja, we beschikken over kantoren, maar er is ook sprake van een 24 uursomgeving. Techniek in een verkeerleidingpost die 24/7 draait is heel anders dan een kantoor waarin van maandagochtend tot vrijdagmiddag wordt gewerkt. Als je zelf kennis in huis hebt kun je beter regie voeren op contracten, projecten en dergelijke, vandaar de stap.’
Als je zelf kennis in huis hebt kun je beter regie voeren op contracten, projecten e.d.”
Nieuw strategisch huisvestingplan
Een ander belangrijk aandachtspunt is het opstellen van een nieuw strategisch huisvestingplan en het optimaal inzetten van het vastgoed voor de ‘bemenste’ locaties.
Toen Mors, na een facilitaire loopbaan bij onder meer SNS Reaal, Nyenrode Business Universiteit en Dienst Justitiële Inrichting, in september 2023 bij ProRail aan de slag ging constateerde hij dat er onvoldoende regie en structuur was op huisvesting en vastgoed.
Om deze situatie te verbeteren ging hij samen met een team - ondersteund door een extern adviesbureau - van start met het opstellen van een actueel huisvestingsplan.
Na het formuleren van de ambitie en het vastleggen van een aantal uitgangspunten volgde een grondige analyse van de behoeftes van de gebruikers. Dus: wat hebben de bedrijfsonderdelen aan huisvesting nodig om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen? En dat zowel op korte, middellange en lange termijn (vijf tot tien jaar).
Streefportefeuille
Mors: ‘Je brengt in kaart wat de behoeften van de organisatie zijn, koppelt dat aan het toekomstplaatje en stelt vervolgens een streefportefeuille op. We hebben als uitgangspunt genomen dat we vier type gebouwen overhouden, waar per gebouw een of meerdere functies samenkomen zoals ‘kantoor’, ‘24/7-locatie’, ‘opleiden en ontmoeten’ en ‘projecten’. Dat zet je af tegen je huidige vastgoedaanbod, zowel kwalitatief als kwantitatief en dan zie je verschillen. Zo is bijvoorbeeld duidelijk geworden dat een aantal locaties te groot is. Maar als dat een plek is waar je wilt blijven in verband met de daar aanwezig techniek, ga je kijken hoe je dat kunt oplossen.’
Joost Mors (manager Human FM bij ProRail): ‘Voor heel wat gebruikers, die vooral op dinsdag en donderdag komen, voelt de werkomgeving vaak als te druk. Maar aan de cijfers zie je dat er door de week heen genoeg ruimte is in de panden.
Andere functie aan pand toevoegen
Wat in zo’n geval een oplossing zou kunnen zijn? Mors licht verschillende scenario’s toe. Een daarvan is het maken van een business case door een andere functie aan het pand toe te voegen. Dit eventueel gecombineerd met een plan om het pand te moderniseren en te verduurzamen zodat het weer jaren mee kan.
Als voorbeeld noemt hij een stad met aan de ene kant van het spoor een grote verkeersleidingpost met leegstaande verdiepingen. Tegelijk huurt de organisatie aan de andere kant van het spoor een pand waarin een kantoorfunctie is gevestigd.
‘Als je de huur van dat pand kunt opzeggen en het kantoor verplaatst naar opgeknapte leegstaande verdiepingen in de verkeersleidingpost, sla je twee vliegen in één klap.’
De organisatie beschikt voor de bemenste panden over meer vierkante meters dan nodig”
40 panden onder de loep
Voor het opstellen van het huisvestingsplan worden momenteel alle 40 ProRail-locaties onder de loep genomen. Centrale vragen die per pand aan de orde komen zijn:
- Welke activiteiten worden in het pand uitgevoerd?
- Wat is het toekomstplaatje?
- Kunnen de vierkante meters beter benut worden?
- Wat is nodig om het pand op de juiste kwaliteit te krijgen?
Mors: ‘Van elke locatie kijken we of de processen die er plaatsvinden zo goed mogelijk worden ondersteund. We nemen in de analyse natuurlijk ook andere onderwerpen mee zoals de betaalbaarheid, mogelijkheden tot verduurzaming, de fysieke toegankelijkheid en efficiency. En voor met name de 24 uurslocaties komt daar nog een factor bij, namelijk: is het pand goed te beveiligen?’
Wat de voorlopige conclusies van de analyses tot nu toe zijn? Mors is duidelijk: de organisatie beschikt voor de bemenste panden over meer vierkante meters dan nodig.
Werkplekfactor opnieuw bepalen
In verband met dit teveel aan vierkante meters (mede veroorzaakt door het toegenomen thuiswerken na corona) wordt in het kader van het nieuwe huisvestingsplan vanzelfsprekend direct gekeken naar aanpassing van de rekennormen oftewel: wat is gezien de veranderde situatie een juiste werkplekfactor om vanuit te gaan?
Sensoren: beter inzicht in bezetting en benutting
Voor een zo accuraat mogelijke berekening maakt ProRail gebruik van data afkomstig van sensoren, die in de drie grote kantoorlocaties in Utrecht en de vier regiokantoren zijn aangebracht. De sensoren, bevestigd onder ieder bureau en in de vergaderzalen (voorbeeld: een vergaderzaal voor zes personen is voorzien van zes sensoren) leveren harde cijfers op over het gebruik van de plek.
De verzamelde gegevens kunnen op een plattegrond worden geprojecteerd zodat voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand, inzicht ontstaat in het gebruik van de ruimtes. Door verschillende kleuren te koppelen aan de gradaties in drukte wordt visueel duidelijk hoe een werkplek of zaal op bepaalde momenten in een periode wordt gebruikt.
De Inktpot, het monumentale hoofdkantoor van ProRail in Utrecht. Met 22 miljoen gemetselde stenen het grootste bakstenen gebouw van Nederland.
Gesprek met gebruiker op basis van data
De beschikbaarheid van de juiste data helpt niet alleen bij de berekening van het aantal benodigde vierkante meters werkplek. De informatie is ook van belang voor het gesprek met gebruikers, aldus Mors.
‘Voor heel wat gebruikers, die vooral op dinsdag en donderdag komen, voelt de werkomgeving vaak als te druk. Maar aan de cijfers zie je dat er door de week heen genoeg ruimte is in de panden, er is echt plek genoeg. Met sensordata kun je de gebruiker laten zien wat er werkelijk gebeurt in zijn directe werkomgeving qua bezetting en benutting. Dat helpt het gesprek enorm.’
Voorkom handdoekje leggen
Dat het kantoor op dinsdag en donderdag als vol wordt ervaren heeft volgens Mors overigens voor een niet onbelangrijk deel te maken met gedrag.
‘Als iemand ’s ochtends komt, zijn laptop en spullen op een werkplek legt en een kwartier later voor twee uur een vergadering in gaat, is die plek bezet maar wordt ie niet benut. Handoekje leggen dus. Maar als je gewoon je spullen meeneemt naar de vergadering kan de werkplek weer door een collega gebruikt worden. Dergelijke gedragsregels gaan we weer meer onder de aandacht brengen, zodat de werkplekken beter benut worden.’
Projectmatig werken beter ondersteunen
Bij een overschot aan vierkante meters zijn meerdere vervolgstappen mogelijk, vervolgt Mors. Naast het afstoten van meters is een andere mogelijkheid het anders gebruiken van de ruimtes. Dat laatste sluit goed aan bij de cultuur van ProRail als organisatie waar projectmatig en interdisciplinair samenwerken centraal staat.
De ProRail-kantoren zijn momenteel onvoldoende ingericht om dat projectmatig samenwerken goed te faciliteren, vertelt Mors. Hij werkt dan ook aan een nieuw huisvestingsconcept met meer ruimtes die multifunctioneel gebruikt kunnen worden.
‘Collega’s komen naar kantoor om samen te werken in een ruimte waar ze de plattegronden, tekeningen en dergelijke aan de muur kunnen laten hangen. Ruimtes waar creatie kan plaatsvinden in een omgeving waar jij van bent. Zoiets doe je dus niet bij een willekeurig hotel ergens in het land of vanaf een thuiswerkplek of zo. Nee, dat doe je hier, daar waar je verbinding voelt, waar je je thuis voelt. Ons huidige werkplekconcept is nog teveel ingericht op bureauwerkplekken en aanlandplekken, dat gaan we veranderen en is ook mogelijk omdat we daar ruimte voor hebben in de panden.’
Bij een monument zit je regelmatig in een squeeze”
Uitdagingen bij monumentale panden
De gebouwen die in het kader van het huisvestingsplan een extra uitdaging vormen zijn de monumentale panden. ‘Want bij een monument zit je regelmatig in een squeeze’, vervolgt Mors.
‘Het feit dat een pand een monument is maakt noodzakelijke verduurzaming of onderhoud er vaak niet makkelijker op. En dan kun je ook nog te maken hebben met de ecologische situatie ter plaatse. Neem de Inktpot hier, als je een lekkage in het dak wil verhelpen stuit je op speciale regelgeving, want in het pand verblijft een grote kolonie beschermde vleermuizen. Je wil onderhoud plegen maar het mag niet zomaar, dat kan een behoorlijk puzzel zijn.’
Belang van een actueel huisvestingsplan
Hoe belangrijk het voor een organisatie als ProRail is om over een actueel huisvestingsplan te beschikken?
Mors is helder: ProRail is weliswaar een besloten vennootschap maar met het ministerie van I&W als enige aandeelhouder wordt de organisatie grotendeels gefinancierd met belastinggeld.
‘Met dat geld moet je efficiënt en effectief omgaan. En dan is een accuraat overzicht van je huisvestingssituatie en inzicht in de ruimtebehoefte en gewenste landelijke spreiding belangrijk’, aldus Mors.
Afgezien van de bedrijfsmatige kant zit ook de gebruiker niet te wachten op panden die gedeeltelijk leeg staan”
En, zo vervolgt hij, afgezien van de bedrijfsmatige kant zit ook de gebruiker niet te wachten op panden die gedeeltelijk leeg staan.
‘Een kantoor waar van alles gebeurt, met veel dynamiek, is veel aantrekkelijker om naar toe te komen. Dat is voor je creatie en samenwerking belangrijk. Dus panden met reuring, goede faciliteiten, fijne ruimtes om te werken zijn belangrijk om mensen naar kantoor te krijgen. Dat laatste is geen doel op zich, maar je speelt wel in op de behoefte bij mensen om van tijd tot tijd op kantoor samen te komen en samen te werken.’
Verwachte opbrengst van het huisvestingsplan
Wat het huisvestingsplan uiteindelijk gaat opleveren? Mors noemt onder meer kostenbesparing, want minder vierkante meters is nu eenmaal goedkoper.
Maar minstens zo belangrijk: een actueel overzicht van de leegstaande vierkante meters maakt het mogelijk deze beter en aantrekkelijker in te richten. Voordeel: het primair proces wordt beter ondersteund en het draagt bij aan aantrekkelijk werkgeverschap.
En, aldus Mors tot slot: ‘Met een actueel strategisch huisvestingsplan creëer je meer én beter overzicht. Daardoor heb je meer focus en kun je je asset management en technisch management beter uitvoeren’.
