Grote, complexe reorganisaties. Ze zorgen voor veel stress bij personeel, en ook bij de ondernemingsraad. Want die moet vaak snel advies uitbrengen. Hoe zorg je ervoor dat je toch grip op de zaak houdt?
E.P. Thompson, Engels historicus, gaf het ooit heel scherp aan. ‘They don’t fight against time, but about time’. Dus: vecht niet tegen de tijdgeest. Maak je sterk om werknemers grotere zeggenschap te geven over hun tijd.
Verlof aanvragen en patiencen onder werktijd
Laatst kreeg de ondernemingsraad van een callcenter een ‘concept-verlofprotocol’ van de werkgever. Daarin was minutieus vastgelegd hoe baliemedewerkers voortaan moesten handelen om vakantie en verlof aan te vragen. Het kwam erop neer dat zij zeven (!) maanden voor de vakantieperiode moesten aangeven wanneer zij op vakantie wilden gaan. Daarna nam de afdeling planning & control twee maanden de tijd om te bezien welk verzoek wel en welk niet werd gehonoreerd.
Nieuwe werktijdregeling
In dezelfde week kreeg de ondernemingsraad van een non-profitorganisatie een voorstel voor een nieuwe werktijdregeling. De werkgever stelde voor te gaan werken volgens het ‘jaarurenmodel’.
Werkgevers wilen werktijdcapaciteit beter benutten
Twee cases waaruit we één conclusie kunnen trekken. Werkgevers willen de werktijdcapaciteit van hun werknemers beter benutten. Zij willen voorkomen dat zij in delen van het jaar uitzendkrachten moeten inhuren, terwijl andere delen van het jaar medewerkers onder werktijd zitten te patiencen.
Problemen
Door deze wens van werkgevers kunnen fricties ontstaan. Hoe ontstaan die precies? Een vereenvoudigd voorbeeld.
SmartfleX
Bij
SmartfleX werken honderd werknemers. De werkgever kan niet van iedere werkdag van alle werknemers gebruikmaken. Ziekteverzuim, zorgverlof, roostervrije dagen en vakanties verhinderen dat. Het gevolg is zichtbaar in het schema onderaan dit artikel.
Wat laat het schema zien?
De rode lijn geeft het aantal werknemers weer als alle werknemers aanwezig zijn. De blauwe lijn geeft de feitelijke aanwezigheid weer. Die blauwe lijn loopt onder de rode en kent pieken en dalen. De groene lijn toont de arbeidscapaciteit die nodig is om aan de klantvraag te voldoen.
Is honderd werknemers genoeg?
SmartfleX heeft aan honderd werknemers genoeg. Tenminste, wanneer alle werknemers:
– bereid zijn om van half februari tot en met mei, en in oktober en november, wat langer te werken, andere maanden wat korter.
– bereid zijn om verlof en vakantie op te nemen op momenten dat het de onderneming het beste uitkomt.
Hoe bereiken werkgevers die voordelen?
– door een ‘jaarurensystematiek’ in te voeren
– met nieuwe regelingen rond vakantie en verlof
– door
arbeidsvoorwaarden à la carte in te stellen
Het laatste punt geeft werknemers de gelegenheid verlofdagen te ‘verkopen’. Ook dat vermindert de afwezigheid.
Jaarurensystematiek: werknemers flexibeler inzetten
Het invoeren van een jaarurensystematiek heeft tot doel dat werknemers flexibeler kunnen worden ingezet. Soms werken ze wat langer en soms wat korter. Een voltijdse aanstelling wordt dan bijvoorbeeld niet meer uitgedrukt in 38 uur per week, maar in 1976 uur per jaar. Ook de vakantie- en ATV-dagen worden in uren omgerekend.
Voordelen voor werkgever en werknemer
De werkgever kan de werknemer beter inzetten op tijden dat hij hen het meest nodig heeft. Ook voor werknemers zijn er voordelen aan te wijzen. Als er goede afspraken gemaakt worden, krijgen ze de kans om te werken op gunstige momenten. En er zullen meer vaste medewerkers behouden kunnen blijven.
Overwerk is een knelpunt
Het traditionele arbeidsmanagement, ‘acht uur per dag’, lost werkpieken vaak op met overwerk. Dat levert een extra centje op. Voor sociaal verantwoorde invoering van een jaarurensystematiek zijn echter minimaal afspraken nodig over:
– de minimum- en maximumlengte van de werkdag (bandbreedte)
– hoeveel uur mag je in de plus of min staan?
– hoe verreken je dat urensaldo?
– de voorspelbaarheid van het rooster
– de zeggenschap van de individuele werknemer
CAO en jaarurensystematiek
Veel CAO’s staan een vorm van jaarurensystematiek toe. Natuurlijk alleen wanneer de werkgever overeenstemming met de OR bereikt. OR’en doen er wijs aan goed te kijken wat op grond van de CAO mag. Bovendien is het goed te weten wat voor de werknemers in hun bedrijf acceptabel is.
Vakantie- en verlofregelingen
Veel ondernemingsraden krijgen hier de laatste tijd mee te maken. Veel directies willen scherper vastleggen wanneer hun werknemers op vakantie kunnen gaan of roostervrije dagen kunnen opnemen. Deze wens dient een soortgelijk doel als de invoering van een jaarurensystematiek. Het schema laat zien dat de werkgever van SmartfleX erbij gebaat is als werknemers in juli en augustus én in december en januari vakantie of verlof opnemen.
Allemaal tegelijk op vakantie?
Een manier om dat ideaal te bereiken is het vastleggen van collectieve vakantie of ATV. Het hele bedrijf, of een aantal afdelingen, gaat dan een paar weken dicht. Veel CAO’s staan dat toe, mits de OR instemt. Een andere manier is om periodes vast te leggen waarin medewerkers met vakantie mogen. Daarmee is direct vastgelegd wanneer zij niet of beperkt op vakantie mogen.
Bureaucratie en centralisatie
Soms bureaucratiseert en centraliseert de werkgever de procedure om vakantie op te kunnen nemen sterk. Alle medewerkers moeten dan voor een bepaalde datum opgeven wanneer zij op vakantie willen. Vervolgens beslist de afdeling p&o. Deze gang van zaken staat vaak op gespannen voet met de CAO. Als de CAO er niets over meldt, is dat in ieder geval zo met de vakantiewetgeving.
OR: is er evenwicht?
Stel dat een verzoek van de werkgever past binnen een CAO-bepaling. Dan doet de ondernemingsraad er goed aan stil te staan bij belangrijke vragen. Is er voldoende evenwicht tussen de werkgeverswens om de arbeidskracht van zijn werknemers goed te benutten? En hoe verhoudt zich dat ten opzichte van het werknemersrecht om verlof op te nemen op tijden dat het hen goed uitkomt?
OR let op!
Het invoeren van jaarurensystematiek heeft consequenties voor de toeslag voor:
– verschoven uren
– overwerk
– oproepbaarheid (consignatie)
Meer tips
1 Zowel een vakantieregeling als een werktijdregeling is instemmingsplichtig. Zie hiervoor artikel 27.1 van de WOR.
2 Kijk altijd goed in de CAO en de Arbeidstijdenwet! De CAO kan bindende regels geven en de OR nieuwe bevoegdheden geven.
3 Maak bij jaarurensystematiek de bandbreedte niet te groot. Een uur per dag plus of min is doorgaans een goed maximum.
4 Werknemers horen hun roosters ruim op tijd te krijgen. Vaak staat dat in de CAO voorgeschreven. Houd anders minimaal een maand aan.
5 Houd goed rekening met redelijke wensen van de werknemers.
6 Zorg dat altijd rekening gehouden wordt met individuele omstandigheden van werknemers.
7 Wees terughoudend bij het vastleggen van collectieve vakanties of periodes waarop werknemers met vakantie mogen.
